ESPLANADE ASSOCIATION
Responsable de Eventos y Reservas
Tiempo completo • Boston
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
Título del puesto: Gestor de Eventos y Reservas
Departamento: Servicios al Visitante
Reportes a: Director de Servicios al Visitante
Estado del puesto: A tiempo completo, exento
Descripción del puesto:
La Esplanade Association (EA) busca un Responsable de Eventos y Reservas con experiencia para supervisar la exitosa organización de todos los eventos de gestión de EA durante la temporada y el lugar, con especial supervisión de las reservas en el próximo Smith Family Pavilion de la Esplanade y en el campus de Charlesbank (Charlesbank), el nuevo destino de EA durante todo el año para la bienvenida, el bienestar, el descubrimiento y la participación de los visitantes del parque. Este Gestor actúa como responsable organizativo de las actividades de cultivo estacional en curso de EA con sus colaboradores, así como de las inauguraciones de hitos para proyectos públicos y nuevas oportunidades de alquiler y reserva de eventos en Charlesbank. Las responsabilidades estacionales incluyen las reuniones de la Junta, la Reunión Anual, la Fiesta de Puerto de verano, la Gala Moondance y sus eventos previos y posteriores relacionados, y se complementarán con nuevas ofertas trimestrales en Charlesbank que podrían sumar aproximadamente 15 eventos anuales. Más allá de los eventos de EA, este puesto es responsable de supervisar y gestionar el calendario de uso de espacios en Charlesbank por parte de EA para programas programados, de socios para uso comunitario y del Operador de Cafetería/Catering de EA para alquileres y servicios de eventos in situ. Como enlace principal de la EA con el Operador de Cafetería/Catering, este Gerente debe ser capaz de trabajar de forma fluida con el Operador y sus proveedores (para AV, camping, mobiliario, decoración, entretenimiento y planificación de eventos) mientras se ajusta a los procedimientos y estándares de excelencia de la EA para el servicio público, el cuidado del parque y la satisfacción y disfrute de los usuarios. El puesto debe trabajar en horarios flexibles, incluyendo fines de semana, tardes y algunos festivos para acomodar a clientes públicos, socios y de alquiler en los horarios deseados. El Responsable de Eventos y Reservas desarrollará procesos, informes y estrategias excelentes para aumentar y mejorar las reuniones significativas dentro y para el parque, ampliando la capacidad de EA para conectar a más personas con la Esplanade.
Acerca de la Asociación Esplanada (www.esplanade.org):
Fundada en 2001, la Esplanade Association (EA) es la organización sin ánimo de lucro apoyada por la comunidad dedicada a ampliar el cuidado y para la histórica Charles River Esplanade mediante proyectos, programas y plantaciones que amplifican la experiencia del parque para más de 4 millones de visitantes anualmente. La Esplanada es el parque estatal de 64 acres del centro de Boston, mantenido por el Departamento de Conservación y Recreación de Massachusetts (DCR). Este monumento cultural es venerado por su belleza natural y cultivada, su historia, el acceso al río, kilómetros de rutas populares para correr y andar en bicicleta, y sus dinámicos programas con numerosas organizaciones. Las contribuciones de EA incluyen la financiación e implementación de las siguientes mejoras, revitalizaciones y activaciones: más de 100 programas de servicio, educativos, recreativos y culturales ofrecidos anualmente; más de 300 nuevos árboles plantados a través del Lasting Esplanade Arbor Fund (L.E.A.F.); reparación o reconstrucción de instalaciones muy apreciadas como la Fuente Lotta, los muelles comunitarios de navegación y la Fuente Centennial; encargos tanto temporales como de largo plazo de arte público; mantenimiento del parque infantil y diseño accesible, incluyendo el parque infantil de Gronk en 2025; se están construyendo en marcha para inaugurar en 2026 el nuevo Smith Family Pavilion y el campus Charlesbank de la Esplanade, mejorando dos acres para dar la bienvenida equitativa a más personas de más lugares y convertirlos en un destino permanente durante todo el año en el parque; y mucho más. Es un momento emocionante para unirse a nuestra organización sin ánimo de lucro comprometida con la comunidad, que crece en escala, visibilidad e impacto.
Métricas:
El Gestor de Eventos y Reservas tiene éxito cuando:
- Los eventos cumplen consistentemente con objetivos preestablecidos para avanzar en la implicación, la reputación y el cultivo.
- Las encuestas reflejan alta satisfacción y calificaciones "recomendables" en coste de producción, calidad y disfrute
- La comunicación y la ejecución funcionan de forma fluida entre equipos, proveedores, socios/clientes y invitados
Responsabilidades:
Coordinación de Eventos EA (35%} -
- Con la guía del Director de Servicios al Visitante y del Director de Desarrollo, producir la Gala Moondance, el mayor evento de recaudación de fondos de EA, que aporta ~10% del total de ingresos aportados cada año.
- Gestionar toda la logística dentro del presupuesto, incluyendo la implicación de proveedores, la gestión del comité anfitrión y la coordinación interna con otros compañeros de Desarrollo, Comunicación y Voluntarios
- Integración exitosa de diseños específicos para eventos, contenido en vídeo, diapositivas de presentaciones, software de registro y pago, funcionamiento del evento y ejecución del programa.
- Responsable de todos los aspectos de otros eventos emblemáticos de EA, incluyendo la Reunión Anual, las reuniones de la Junta, la Fiesta del Muelle, el lanzamiento de Gala, cenas de donantes Hatch Shell, cultivo corporativo y eventos clave para inauguraciones o premios según lo programado, en coordinación con el equipo de Desarrollo, Programas y Proyectos de EA.
- Propone temática, presupuesto, calendario e invitados para satisfacer intereses específicos de patrocinio y necesidades del parque.
- Supervisar montajes y averías eficientes en colaboración con el Responsable de Instalaciones y los socios correspondientes para garantizar un funcionamiento general fluido y el uso de los espacios del parque y Charlesbank.
- Asegúrate de que todos los proveedores y huéspedes de EA sean correctamente (aunque no personalmente) bienvenidos y recibidos.
- Prioriza tareas, gestiona al personal, ajusta la logística y resuelve problemas para adaptarte a cualquier circunstancia de evento.
- Introduce experiencias creativas y memorables que se ajusten a los estándares de sostenibilidad y cuidado de parques de EA.
- Evalúa e informa sobre formas de mejorar la preparación, ejecución, resultados y seguimientos del evento.
Reservas/Alquileres en Charlesbank {35%) –
- Como contacto principal, responde de forma fiable a todas las consultas internas y externas sobre todas las reservas o alquileres.
- Mantener un calendario maestro de espacio para el seguimiento del uso por parte del personal de EA, el Operador de Cafetería/Catering y el público.
- Establecer y mejorar los procesos de alquiler y las preguntas frecuentes para adaptar los procesos de programación, opciones de configuración, contratos, pagos y la presentación de prueba de seguro de responsabilidad civil para inquilinos según corresponda.
- Programar y dirigir visitas al lugar con posibles inquilinos y programar/proporcionar supervisión in situ durante los alquileres.
- Presta atención proactiva a todos los detalles para cumplir con las solicitudes del cliente según lo acordado. Anticipa las preocupaciones y establece expectativas.
- Colaborar con el Responsable de Instalaciones de EA y los proveedores para coordinar la configuración, desmontaje, servicio de limpieza y servicio (TI) para necesidades audiovisuales (A/V).
- Orienta a quienes hacen reservas sobre cómo usar el espacio, seguir protocolos y acceder a recursos.
- Asegurarse de que las políticas y procedimientos, regulaciones y prácticas de seguridad se entiendan y sigan
- Inspecciona los terrenos de alquiler con tiempo antes y después de su uso para asegurarte de que todos los muebles, accesorios y equipos están operativos y en condiciones listas para usar.
- Desarrollar datos y recursos relevantes, incluyendo listas y materiales de proveedores preaprobados para posibles clientes, guías de instalaciones y equipos para socios, y encuestas de eventos posteriores, informes de uso e ingresos para mejoras de sistemas e informes estatales requeridos
- Propone mejoras en el espacio, la experiencia de uso y las comodidades en línea con las últimas tendencias del mercado
- Trabajar estrechamente con el Responsable de Instalaciones para lograr el máximo nivel de limpieza y mantenimiento del espacio.
- Trabajar estrechamente con el personal de Comunicación y Participación de Visitantes en la divulgación para un uso equitativo, especialmente con vecinos en comunidades de justicia ambiental
Enlace para Operador de Cafetería/Catering {15%) -
- Como contacto clave de EA con el Operador de Catering, respeta criterios claros, sistemas fiables y comunicaciones eficientes para todos los eventos programados con catering.
- Optimizar los sistemas para todos los aspectos de la ejecución de eventos, desde una entrega y configuración eficientes hasta comunicaciones compartidas fáciles de seguir con los clientes
Otros {15%) -
- Mantente al día de los eventos locales sin ánimo de lucro y mantén informados al Supervisor y a la Alta Dirección sobre posibles eventos externos, problemas o tendencias del mercado que puedan afectar las previsiones de alquiler o reservas
- Con el Responsable de Instalaciones, redactar y perfeccionar continuamente el plan de acción y los procedimientos de emergencia para eventos, manteniendo todas las actualizaciones para socios o clientes actualizadas con las últimas regulaciones o mejores prácticas.
- Documentar e informar incidentes o accidentes en las instalaciones, cuestiones de seguridad
- Ayuda en la elaboración anual del presupuesto para inversiones específicas de eventos
- Responsable de tareas adicionales según se le asignen.
Cualificaciones:
- Licenciatura en Ciencias o equivalente, con 5+ años de experiencia excepcional en eventos, idealmente en un entorno público o sin ánimo de lucro
- Historial probado de fiabilidad, puntualidad, eficiencia y tacto, con capacidad para atender a varias personas y tareas distintas simultáneamente con elegancia
- Buen juicio y confianza en la priorización y la toma de decisiones
- Actitud positiva demostrable, actitud acogedora, atención al cliente y disfrute del público
- Habilidades interpersonales sobresalientes y demostrada capacidad para interactuar en todos los niveles de una organización
- Dominio de la suite Microsoft Office y de procedimientos contables básicos para conciliaciones y depósitos
- Atención al detalle para ofrecer previsiones mensuales precisas y presupuestos anuales de ingresos y gastos.
- Excelentes habilidades creativas, organizativas y de resolución de problemas para proporcionar montajes funcionales, decoración innovadora y experiencias agradables
- Capacidad creativa/redes para ofrecer configuraciones innovadoras, decoración y talento como experiencias inolvidables
- La experiencia con sistemas audiovisuales (AV) es un plus
- Conocer la Esplanade de Boston y su pasión por los parques, el ocio, los espacios abiertos y la resiliencia climática son un plus
- Las habilidades bilingües o multilingües son un plus
Logística:
- El horario laboral es de media de 40 horas a la semana, actualmente de lunes a viernes, de 9 a 17 horas. Cuando se inauguren el Pabellón Familiar Esplanade Smith y el campus de Charlesbank, actualmente programados para diciembre de 2026, el horario laboral será de media de 40 horas semanales, y probablemente se trasladará de martes a sábado de 11:00 a 19:00 para acomodar los horarios de eventos reservados.
- Debe estar disponible para trabajar con un horario flexible relacionado con eventos por la noche, fines de semana y algunos festivos.
- El trabajo requerirá estar tanto en interiores como en exteriores a través de las estaciones.
- El trabajo requerirá que el solicitante se doble, alcance, cargue, trepe y levante 40 libras según sea necesario para realizar las tareas asignadas.
- Los solicitantes están sujetos a la verificación de Información de Antecedentes Penales (C.O.R.I), sin embargo, creemos en la rehabilitación y ofreceremos a cualquier solicitante la oportunidad de abordar experiencias laborales y vitales pasadas.
Compensación: EA ofrece un salario competitivo para el sector sin ánimo de lucro y parques de Boston. El rendimiento y la compensación se revisan regularmente, y la dirección proporciona a todos los empleados puntos de referencia transparentes y caminos para el desarrollo profesional y la promoción dentro de la organización. Según investigaciones de mercado recientes, el rango salarial anual para este puesto será de 60.000 a 70.000 dólares, acorde con la experiencia previa y las habilidades demostradas. La escala salarial anunciada no garantiza un salario específico; Sin embargo, representa la máxima compensación que podemos ofrecer. La compensación que se ofrece a un candidato puede depender de varios factores, incluyendo, pero no limitándose a, las cualificaciones del candidato.
Beneficios:
- 15 días de vacaciones, 12 días de enfermedad y 2 días personales al año (tras 2 años de servicio, los días de vacaciones aumentan a 17)
- 11 festivos: Acción de Gracias, Navidad, Año Nuevo, Día de MLK y Día de los Presidentes libres, y los 6 restantes como festivos flotantes según el festivo trabajado, Día de los Caídos, Juneteenth, 4 de julio, Día del Trabajo, Día de los Pueblos Indígenas y Día de los Veteranos.
- Seguro médico y dental, 80% de la prima mensual pagada por EA
- Cuenta de ahorro para la salud con una contribución EA de 2.500 dólares para quienes estén inscritos en el plan de salud EA
- Plan de jubilación 403(b)
- Beneficios para desplazamientos, deducción antes de impuestos hasta 300 $/mes
- Oportunidades remuneradas de desarrollo profesional
Proceso de solicitud:
- Incluye una carta de presentación de una página. Describe qué detalles hacen memorable un evento, reunión o programa, y cómo trasladarías esto a las plataformas actuales y futuras de reunión de la Esplanade
- El currículum debe incluir al menos 2 referencias para puestos de los últimos 3 años.
- Cada nombre de archivo debe incluir el apellido del solicitante.
La Asociación Esplanade es un empleador que fomenta la igualdad de oportunidades y anima encarecidamente a candidatos de todos los orígenes a postularse. La diversidad de opiniones, experiencias y orígenes es un componente clave y valorado de nuestro trabajo para promover una experiencia acogedora, accesible e inclusiva en la Esplanada a través de una organización que es en sí misma diversa e inclusiva.
¿No estás seguro de que cumplas al 100% de nuestras cualificaciones? Las investigaciones muestran que los hombres solicitan empleo cuando cumplen una media del 60% de los criterios. Sin embargo, las mujeres y otras personas sistemáticamente marginadas tienden a solicitar solo si cumplen todos los requisitos. Si crees que podrías destacar en este puesto, te animamos a que te postules. Estamos dedicados a considerar una amplia variedad de candidatos, incluidos aquellos con experiencias y antecedentes laborales diversos. Tanto si eres nuevo en la administración de organizaciones sin ánimo de lucro, como si vuelves al trabajo tras una pausa laboral, simplemente buscas hacer la transición o das el siguiente paso en tu trayectoria profesional, estaremos encantados de tenerte en nuestro radar. Por favor, utiliza tu carta de presentación para contarnos tu interés y qué esperas aportar a este puesto.
Compensación: 60.000,00 - 70.000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)